روزنوشته های علیرضا داداشی

در پست قبلی، در مورد بی توجهی بعضی ها به جایگاه « مهارتها» در موفقیت افراد موفق نوشته بودم.

در پایانش به این نتیجه رسیدم که درباره ی «مستندسازی» هم بنویسم با این نیت که شاید کمک کند خلاء مهارت در سازمان بر طرف شود.

اما معنای «مستندسازی» چیست؟

مستند سازی یعنی ثبت، گردآوری، تنظیم و تدوین، دسته بندی و نگهداری اطلاعات و مفاهیمی که از فرآیندی هدفمند حکایت می کنند.

از منظری دیگر می توان گفت:

مستندسازی برقراری رابطه اسنادی بین اقدام های مختلف یک فعالیت یا مجموعه ای از فعالیت هاست.

یعنی در مستندسازی، کسی که تجربه ی عملیاتی در خصوص اجرای فعالیتی دارد، مراحل مختلف انجام فرآیند مذکور را به ترتیب از ابتدا تا انتها ثبت و ضبط می کند تا دیگران با مرور و به کارگیری آن نوشته های ثبت و ضبط شده بتواند همان فعالیت را - نه بدون مشکل - دست کم با کمترین میزان مشکل و چالش ناشی از بی تجربگی به انجام برساند.

همین فرآیند ثبت و ضبط، خودش نیاز به آموزش و یادگیری دارد.

منظورم این است که هر نوع ثبت و ضبطی نمی تواند یک مستندسازی درست و کاربردی باشد.

به اختصار به چند نکته اشاره می کنم:

1- لازم است در مستندسازی متوجه این مهم باشیم که گاه فرآیند اجرای عملیاتی که داریم مستندش می کنیم از جایی خیلی عقب تر از آن چه ما به ذهن مان می رسد آغاز می شود. لازم است آن مراحل هم در مستندسازی آورده شوند.

2- ممکن است ما در مرور کارها و فعالیت های محوله مان بخش یا بخش هایی را به سبب این که به شکل روتین انجام می دهیم، به عنوان یک مرحله ی ضروری و مهم از فرآیند مورد نظر به خاطر نیاوریم. این یعنی باید دقت کنیم جزء به جزء فعالیت ها، وظایف و مراحل عملیات را یادداشت و چگونگی انجام شان را ثبت و ضبط کنیم.

3- در مستندسازی مثل هر تولید دیگری باید متوجه این نکته باشیم که ما برای خودمان نمی نویسیم. ما فعالیت مان را برای شخص دیگری مستند می کنیم که حتی ممکن است او را  نشناسیم چه رسد به این که زبان مشترک پیدا کرده باشیم و آن شخص دیگر معنای واژگان مدنظرمان را با همان معنایی که مدنظر ماست بفهمد و ادراک کند.

4- اغلب فعالیت ما یک آغازی دارد که معمولاً از خروجی فعالیت دیگران می آید و یک پایانی دارد که می تواند آغازی باشد برای فعالیت نفر بعدی. بنابراین نوع رابطه ی کاری ما و شکل و نحوه ی برقراری ارتباط با آن افراد و مبادلات و تعاملات کاری مان با آنها هم باید در مستندسازی آورده شد. گرچه ممکن است آن را بخشی از فعالیت مربوطه ندانیم.

نکته در اینجا است که قرار است کس دیگری که تقریبا نمی دانیم کیست، مستند ما را در اختیار بگیرد و تقریبا بدون نگرانی و ایراد ناشی از بی تجربگی در آن فعالیت خاص، شروع کند به انجام فعالیتی که ما تجربه ی انجامش را داشته ایم، نه او. در این مسیر، ما غالباً از صفر شروع نمی کنیم و صد را هم تحویل نمی دهیم.

فرآیندی هست که زنجیره وار انجام می شود و ما یکی از حلقه های آن زنجیر را تشکیل می دهیم. باید به نفر قبلی، نفر بعدی و آنچه در این زنجیره رد و بدل می کنیم  هم به گونه ای کارگشا و کاربردی بپردازیم.

نکات مهم دیگری هم هست که در پستی دیگر -البته در زمانی نه چندان دور- به آنها خواهم پرداخت.

همچنین، مستندسازی حلقه رابط بین یادگیری فردی و یادگیری سازمانی هم هست.

در این خصوص من قبلا اسلایدی آماده و در جایی ارائه کرده ام که در سایت www.slideshare.net هم در دسترس است.

اگر افتخار دارم از آن استفاده کنید، می توانید روی این لینک کلیک کنید.